Ledenbestand

Natuurlijk willen klanten snel van start gaan met de software en dat betekent dat data moeten worden gemigreerd van bestaande software naar de software van Genkgo. In beginsel zijn administratieve handelingen en/of migraties niet in de prijs inbegrepen, in al onze applicaties zijn immers verschillende mogelijkheden aanwezig om data te importeren. De import van een ledenbestand vormt hier – afhankelijk van de casus – een uitzondering op, zie volgende paragraaf.

Genkgo helpt nieuwe klanten (per e-mail en telefonisch) bij het in gebruik nemen van de software met uitleg hoe bepaalde functionaliteit werkt. Dat betekent echter niet dat we migraties stap voor stap met klanten zullen doorlopen en uitvoeren. Op onze support website en in de help functionaliteit in de admin is tekstuele uitleg aanwezig. In sommige gevallen worden ook video’s aangeboden ter extra ondersteuning.

Per applicatie kunnen additionele afspraken worden gemaakt over migraties. Indien er geen afspraken zijn gemaakt, gaat Genkgo ervan uit dat een klant zelf aan de slag gaat met de software.

Prijs ledenimport

In het geval van een één dimensionaal ledenbestand met maximaal 30 kolommen zal Genkgo de ledenimport gratis uitvoeren. Onder een één dimensionaal ledenbestand wordt verstaan dat van leden alleen persoonsgegevens worden geïmporteerd (NAW, contactgegevens en een aantal extra velden). Dit omvat dus niet het importeren van groepen en/of andere dwarsverbanden. Ook het geval van bedrijfsleden met contactpersonen valt niet onder een één dimensionaal ledenbestand.

Voor overige ledenimports of meedere te importeren bestanden wordt een specifieke prijs gevraagd nadat inzicht het ledenbestand is gegeven.

Door Genkgo uitgevoerde ledenimport

Als Genkgo een ledenimport uitvoert – al dan niet gratis op basis van de vorige paragraaf – dient rekening te worden gehouden met het volgende. In principe zijn er twee importmomenten. De eerste is bij aanvang van het traject en de tweede bij publicatie van de website. Indien er geen sprake is van een website is er slechts één importmoment.

Bij het eerste importmoment maakt Genkgo een importscript en worden de ledengegevens geïmporteerd. Hierbij past Genkgo geen correcties op de aangeleverde ledendata toe. Dus kolommen die verkeerde of niet genormaliseerde data bevatten (bijvoorbeeld datumvelden die bij iedere persoon anders staan vermeld) worden niet geïmporteerd. Indien een ledenbestand wordt aangeleverd waarvan Genkgo de kwaliteit als dusdanig slecht beoordeelt, kan deze worden teruggezonden naar de klant ter verbetering. Na het eerste importmoment kan een klant éénmaal feedback leveren of velden niet goed zijn geïmporteerd. Genkgo zal deze feedback opvolgen en een nieuwe import uitvoeren.

Bij het tweede importmoment kan de klant verse data aanleveren van het eerder aangeleverde ledenbestand. Dat betekent derhalve dat het bestand exact dezelfde structuur dient te bevatten als het aangeleverde bestand bij het eerste aanlevermoment. Omdat bij het eerste importmoment al feedback is gegeven op de wijze van importeren, wordt er bij het tweede moment vanuit gegaan dat de data op de juiste wijze is geïmporteerd. Er is derhalve geen feedback mogelijk.

Additionele importmomenten

Indien meer dan 2 importmomenten nodig zijn, wordt de prijs hiervoor proportioneel verhoogd (migratieprijs ledenimport / 2). Voor gratis ledenimports wordt een factuur van € 90 ex btw in rekening gebracht.

Indien bij het tweede ledenimport moment door de klant een bestand wordt aangeleverd met een nieuwe structuur, dan zal Genkgo de klant vragen een bestand aan te leveren zoals dat bij het eerste moment is gebeurd. Indien dat niet mogelijk is, wordt het volledige bedrag van de ledenimport opnieuw in rekening gebracht. Voor gratis ledenimports wordt een factuur van € 180 ex btw in rekening gebracht. De reden hiervoor is dat een nieuw script moet worden gemaakt die opnieuw moet worden getest.