Bewaartermijnen
Onderstaand beleid is van toepassing vanaf versie 13.
Op het platform van Genkgo worden op allerlei verschillende plekken data opgeslagen. De bewaartermijnen van deze gegevens zijn niet allemaal gelijk. In een groot aantal gevallen kunnen klanten zelf bepalen hoe lang gegevens bewaard dienen te blijven. In andere gevallen maakt Genkgo deze keuze. Om onze keuzes te verklaren, is het belangrijk onderscheid te maken in een aantal begrippen. Hieronder worden deze begrippen toegelicht en daarbij wordt uiteengezet welk bewaarbeleid Genkgo aangaande het begrip hanteert.
Betrokkenen
In de applicatie Organisatie van Genkgo kunnen van verschillende betrokkenen gegevens worden bijgehouden. Genkgo biedt functionaliteit aan om van deze gegevens de bewaartermijn te beheren. Dat betekent dat klanten zelf kunnen instellen bepaalde gegevens (automatisch) te anonimiseren of te verwijderen. Dit geldt ook voor formulieren in de applicaties Website en Evenementen.
Transactiedata
Dit is data aangaande financiële transacties die hebben plaatsgevonden. Hieronder wordt in elk geval verstaan facturen, boekhoudkundige boekingen en uitgegeven bewijzen (zoals een entreebewijs/ticket voor een evenement). Te meer voor deze data wellicht wettelijke termijnen van toepassing zijn, wordt deze data niet door Genkgo verwijderd. Voor deze data is het ook niet mogelijk deze (automatisch) te anonimiseren. Afhankelijk van de applicatie kunnen mogelijkerwijs per individu gegevens worden verwijderd.
Statistieken
De bekendste vorm van statistieken zijn de bezoekers van de website. Ook verzonden items en het tracken op welke links is geklikt in de applicatie Communicatie valt onder de categorie statistieken. Het criterium voor de bewaartermijn van statistieken legt Genkgo volledig bij de klant. Hiervoor worden in de applicatie verschillende functies aangeboden. Genkgo geeft geen garantie dat alles kan worden ingesteld.
Backups
De standaard bewaartermijn voor backups is 45 dagen. Hoe backups geschieden wordt in een separaat artikel over backups uitgelegd.
Serverlogs
De bewaartermijn van serverlogs is eveneens maximaal 45 dagen. Serverlogs kunnen worden gebruikt voor opsporings-, ondersteunings- en beveiligingsdoeleinden. Het feit dat de bewaartermijn maximaal 45 dagen is, betekent niet dat Genkgo ook voor iedere applicatie exact 45 dagen aan logs bewaard. Dit verschilt per applicatie.
Audit trails
Op verschillende plekken legt Genkgo vast dat bepaalde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden. Een voorbeeld daarvan zijn automatische e-mails in de applicatie Organisatie. Deze gebeurtenissen worden vastgelegd voor een termijn van 12 maanden.
E-mail meta data
Op basis van artikel 13.2a Telecommunicatiewet dienen internetproviders zes maanden lang metadata over in- en uitkomend mailverkeer te bewaren. Omdat Genkgo de juiste bezorging van e-mail zeer belangrijk acht, bewaart Genkgo de meta data van e-mail langer dan de wettelijke termijn. Blacklists worden bij Genkgo dynamisch opgesteld aan de hand van het bezorgpatroon van eerder verzonden berichten. Genkgo schoont 1 maal jaarlijks e-mail meta data op. In de eerste maand van het jaar wordt data van 2 jaar geleden verwijderd. Dit betekent dat meta-data van een verzonden bericht 1 tot 2 jaar bewaard blijft.