Ondersteuning bij Programma module

Download PDF

De Programma module is een afzonderlijke uitbreiding op de Evenementen applicatie. Het stelt gebruikers in staat om complexe evenementen met een gevarieerd programma te beheren. Zo kunt u met de module deelnemers de mogelijkheid bieden om via de website hun eigen programmakeuzes te maken waardoor ieder een persoonlijk programma krijgt. De module wordt voornamelijk gebruikt voor grote evenementen met een gevarieerd programma zoals een meerdaags congres met persoonlijke programma's, bedrijven en/of sprekers.

Een zorgeloze inschrijving bij een complex evenement

Het is van belang dat een evenement waarbij sponsoren betrokken zijn, deelnemers workshops kunnen volgen of sollicitatiegesprekken plaatsvinden, goed verloopt. De Programma module maakt dit mogelijk. De indeling en inschrijving van een groot evenement kan soms best complex zijn. De mogelijkheden van onze software zijn daarom zeer uitgebreid zodat er voldoende is te variëren. Het vraagt kennis en ervaring van de beheerder om het programma juist in te stellen. Een beheerder wil in staat zijn om het evenement overzichtelijk te maken voor zichzelf en de deelnemers, én zorgen dat de inschrijvingen soepel verlopen.

Extra service bij het instellen van de software

De Programma module wordt veel gebruikt voor jaarlijks terugkerende evenementen. Omdat veel verenigingen jaarlijks wisselen van bestuur, is er elk jaar weer sprake van een leerproces tijdens het organiseren van het evenement met behulp van de Programma module. Hierbij is er behoefte aan extra support van medewerkers van Genkgo, in de meeste gevallen in de vorm van één of meerdere consults. Ook al is het gebruik van de software gedocumenteerd: niet één evenement is hetzelfde. Support bij het organiseren van complexe evenementen is daarom bijna onvermijdelijk, met name in aanloop naar het openen van de inschrijving.

Welke extra service levert Genkgo

Bij het organiseren van een evenement kan Genkgo verschillende soorten support bieden onder bepaalde voorwaarden. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Genkgo is géén communicatiebureau of evenementen organisator. Genkgo is leverancier van software en biedt daarom support in de vorm van antwoorden, feedback en advies. Er worden door Genkgo geen instellingen gemaakt. Wat kunnen we leveren:

  1. Analyse en revisie van de instellingen en feedback per e-mail. Het doel is de opzet van het evenement te vertalen naar goed ingestelde software.
  2. Consult in een webinar, waarbij we samen de instellingen van het evenement samen met de klant doorlopen en vaststellen welke verbeteringen aangebracht kunnen worden.
  3. Genkgo heeft contact met een aantal externe partijen die ervaring hebben met de software en inhoudelijk kunnen helpen bij de organisatie van het evenement. Indien gewenst kan Genkgo klanten met hen in contact brengen.

Het aanvragen van extra service

Genkgo kan niet beoordelen of een programma ‘goed’ is ingesteld zonder achtergrondinformatie over het evenement. Bij de aanvraag van service dient er daarom een document te worden toegestuurd te worden waarin de bedoeling en opzet van het evenement wordt uiteengezet zodat de gemaakte instellingen hierzien kunnen worden. De aanvraag dient ten minste twee maanden vóór de opening van de inschrijvingen te worden gedaan. Wanneer service wordt aangevraagd binnen twee maanden voor opening van de inschrijvingen, worden er hogere kosten in rekening gebracht. Genkgo behoudt zich het recht om in dat geval service te weigeren, al dan niet service te leveren op de manier die Genkgo het beste acht.
Na de aanvraag wordt de ondersteuning ingepland. Ondersteuning kan was worden gegeven wanneer de klant het evenement en het programma volledig heeft geconfigureerd met behulp van de documentatie en uitlegvideo’s.

Aanleverspecificaties

Stel een document op met ten minste de punten hieronder. Niet één evenement is hetzelfde en de details vallen daarom niet te voorspellen door Genkgo. In alle gevallen geldt daarom: hoe uitgebreider de informatie, hoe beter de support die geleverd kan worden.

Praktische informatie

  • Datum en duur van het evenement
  • Datum van aanvang inschrijvingen
  • Is het evenement betaald?
  • Groepen die zich mogen inschrijven
  • Ticketopties
  • Worden er formulieren (uit de Evementen applicatie) gebruikt bij inschrijving?

Informatie over het programma

  • Het doel/de opzet van het evenement: bijscholing, solliciataties, informatief, etc.
  • Type sprekers: intern, bedrijven, professoren, etc.
  • Geef een overzicht van het programma. Welke activiteiten zijn er gepland, wat zijn (ongeveer) de tijdstippen in het programma?
  • Deelname activiteiten:
    • Mogen alle deelnemers met alle activiteiten meedoen, of moet er worden ingeschreven? Geef aan per geplande activiteit.
    • Hoe verlopen de inschrijvingen? Kunnen deelnemers zelf kiezen, of moeten zij hun voorkeur opgeven op basis waarvan later een indeling gemaakt kan worden? (Deze indeling kan automatisch worden gemaakt).
    • Moeten sprekers hun voorkeuren opgeven voor de deelnemers die meedoen aan hun activiteit(en)?
    • Is er een maximaal aantal activiteiten waaraan een deelnemer mag deelnemen (binnen het gehele evenement of binnen een bepaald programma)
  • Zijn er nog andere bijzonderheden aan het programma waarmee rekening gehouden dient te worden?

Stuur de aanvraag per e-mail naar support@genkgo.nl.

Programma module in combinatie met een toegewijde website

Indien er een toegewijde, dedicated website wordt gebruikt voor een evenement, dan kunnen er wijzigingen aan het design worden aangebracht. Je kunt de aanvraag hiervoor aanleveren volgens onze website aanpassingen policy. Hiervoor gelden de gebruikelijke tarieven. Aanvragen voor website aanpassingen aan subsites voor evenementen krijgen geen prioriteit in verband met aankomende inschrijvingen. Zorg er dus voor dat aanvragen tijdig worden aangeleverd.